Czy zarządca nieruchomości musi mieć licencję? OC zarządcy po deregulacji

Krótko: nie. Państwowe licencje zarządców nieruchomości zniesiono z dniem 1 stycznia 2014 r. Dziś zarządcą może być przedsiębiorca, który prowadzi działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami (art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami). Prawo wymaga od niego jeszcze dwóch rzeczy: umowy w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 185 ust. 2) i obowiązkowego ubezpieczenia OC (art. 186 ust. 3). Dlatego zarząd wspólnoty, który porównuje oferty, powinien patrzeć przede wszystkim na umowę, polisę i ludzi, którzy będą prowadzić budynek. Przepisy podajemy według tekstu jednolitego Dz.U. 2026 poz. 399, sprawdzonego 28 października 2026 r. Późniejsze nowelizacje nie zmieniły art. 184a-186.

Licencje zarządców do 2013 roku

Do końca 2013 r. zarządcą nieruchomości mogła być tylko osoba fizyczna z licencją zawodową. Prawo wykonywania zawodu i ochronę tytułu „zarządca nieruchomości” dawał wpis do centralnego rejestru zarządców (art. 184 ust. 2 i 4 ustawy w brzmieniu z 2010 r.). Licencję dostawała osoba z wyższym wykształceniem, po studiach podyplomowych z zarządzania nieruchomościami i praktyce zawodowej, niekarana za określone przestępstwa (art. 187 ust. 1). Zarządca miał obowiązek stałego doskonalenia kwalifikacji (art. 186 ust. 2) i podlegał odpowiedzialności zawodowej (art. 188).

Zmieniła to ustawa z 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów. Uchyliła przepisy o licencjach (art. 8), a zmiany w ustawie o gospodarce nieruchomościami weszły w życie 1 stycznia 2014 r. (art. 50). Tego dnia centralny rejestr zarządców zamknięto z mocy prawa. Zamknięty rejestr zachował znaczenie dokumentu (art. 37 ust. 1). Niezakończone postępowania o nadanie licencji umorzono (art. 37 ust. 2), podobnie jak postępowania z tytułu odpowiedzialności zawodowej (art. 36 ust. 1).

Co dziś znaczy numer licencji? Potwierdza, że dana osoba spełniła wymagania sprzed 2014 r. To dobra informacja o jej przygotowaniu, ale nie warunek wykonywania zawodu. Obok dawnych licencji działają dobrowolne rejestry i certyfikaty organizacji branżowych. Rząd w opisie projektu zmian zauważa, że stosują one własne, niejednolite wymagania (wykaz prac Rady Ministrów, UD438). Traktujcie je jako informację dodatkową, a nie zamiennik umowy i polisy.

Co dziś wymaga prawo

Obecne przepisy o zarządcach są krótkie:

• zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami (art. 184a),
• zarządzanie obejmuje decyzje i czynności, które mają zapewnić racjonalną gospodarkę nieruchomością, m.in. gospodarkę ekonomiczno-finansową, bezpieczeństwo użytkowania, bieżące administrowanie, utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym i uzasadnione inwestowanie (art. 184b),
• zakres zarządzania określa umowa z właścicielem albo wspólnotą mieszkaniową, zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2),
• zarządca ma obowiązkowe ubezpieczenie OC, także za szkody wyrządzone przez osoby, które pracują pod jego nadzorem (art. 186 ust. 3).

Kto zarządza na podstawie umowy, nie będąc przedsiębiorcą, podlega grzywnie do 50 000 zł (art. 198b ust. 1 pkt 3). Za prowadzenie działalności bez obowiązkowego OC wojewódzki inspektor Inspekcji Handlowej nakłada karę pieniężną od czterokrotności do dziesięciokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (art. 198e).

Te zasady mogą się zmienić. W lipcu 2026 r. rząd wpisał do wykazu prac projekt nowelizacji (UD438). Zakłada on Centralny Rejestr Zarządców Nieruchomości, bez wpisu do którego nie będzie można zarządzać, powrót odpowiedzialności zawodowej i docelowo wyższą minimalną sumę OC. Przyjęcie projektu przez Radę Ministrów zaplanowano na IV kwartał 2026 r. Na razie to założenia, a nie obowiązujące prawo.

Obowiązkowe OC zarządcy

Szczegóły ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r., które obowiązuje od 1 maja 2019 r. i zastąpiło rozporządzenie z 2013 r.:

• obowiązek ubezpieczenia powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie zarządzania (§ 3),
• minimalna suma gwarancyjna to równowartość 50 000 euro, zarówno na jedno zdarzenie, jak i na wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia nie dłuższym niż 12 miesięcy (§ 4 ust. 1),
• euro przelicza się po kursie średnim NBP ogłoszonym po raz pierwszy w roku, w którym zawarto umowę ubezpieczenia (§ 4 ust. 2),
• polisa nie obejmuje m.in. kar umownych ani szkód wynikłych z działań wojennych i aktów terroru (§ 2 ust. 3), a poza tymi wyjątkami odpowiedzialności ubezpieczyciela nie można ograniczyć w umowie (§ 2 ust. 4).

Pierwszy kurs euro w 2026 r. NBP ogłosił 2 stycznia: 4,2156 zł (tabela 001/A/NBP/2026). Dla polis zawartych w 2026 r. minimum wynosi więc 210 780 zł. Dla polis zawartych w 2027 r. kwotę policzy się według pierwszego kursu z 2027 r.

Ustawa daje wspólnocie konkretne narzędzia. Kopia polisy aktualnej w dniu zawarcia umowy o zarządzanie jest załącznikiem do tej umowy. Zarządca musi też niezwłocznie informować o zmianach danych w polisie i o zawarciu nowej umowy ubezpieczenia, przekazując jej kopię (art. 186 ust. 3a). Jeśli tego nie zrobi, możecie pisemnie wezwać go do przedłożenia kopii w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania, a gdy jej nie dostaniecie, wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 186 ust. 3b). Przy umowach zawartych przed 1 września 2017 r. zarządca przekazuje kopię polisy na pisemny wniosek, z tym samym terminem 7 dni i prawem wypowiedzenia (art. 6 ust. 2 ustawy z 20 lipca 2017 r.).

Co sprawdzić, wybierając zarządcę

Skoro licencji nie ma, o firmie mówią dokumenty i konkretne odpowiedzi. Przed podpisaniem umowy sprawdźcie:

• Firmę w KRS albo CEIDG: czy istnieje, kto ją reprezentuje i kto podpisze umowę.
• Umowę w formie pisemnej lub elektronicznej z dokładnym zakresem czynności: co jest w wynagrodzeniu, a co płatne dodatkowo.
• Kopię polisy OC jako załącznik do umowy: kto jest ubezpieczony, okres ubezpieczenia, suma na jedno zdarzenie i na wszystkie zdarzenia.
• Kto będzie Waszym opiekunem, ile budynków już prowadzi i kto go zastępuje podczas nieobecności.
• Jakie raporty dostanie zarząd, jak często i gdzie właściciele zobaczą rozliczenia i dokumenty.
• Okres wypowiedzenia oraz to, jak i kiedy firma przekaże dokumenty po zakończeniu umowy.

Firmę sprawdzicie bezpłatnie w wyszukiwarce KRS albo w wyszukiwarce firm na biznes.gov.pl. Pytania o wynagrodzenie i zakres usług zebraliśmy w tekście ile kosztuje zarządca i o co pytać, porównując oferty. Jeśli rozważacie zmianę obecnej firmy, kolejne kroki opisujemy na stronie zmiana zarządcy.

Własny zarząd wspólnoty a OC

Członkowie zarządu wybrani przez właścicieli (art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali) nie potrzebują licencji ani polisy OC zarządcy. Obowiązek z art. 186 ust. 3 dotyczy zarządcy nieruchomości, czyli przedsiębiorcy prowadzącego działalność z zakresu zarządzania (art. 184a). Członek zarządu pełni funkcję w organie wspólnoty, a nie prowadzi takiej działalności. Ustawa o gospodarce nieruchomościami wyłącza też wprost zarządzanie nieruchomościami bezpośrednio przez ich właścicieli (art. 190a).

Inaczej jest z firmą, którą własny zarząd zatrudnia do obsługi budynku. Bieżące administrowanie to jeden z elementów zarządzania nieruchomością (art. 184b pkt 4), dlatego od firmy, która robi to zawodowo, wymagajcie umowy w formie pisemnej lub elektronicznej i kopii polisy tak samo jak przy zarządzie powierzonym. Wspólnota może też dobrowolnie ubezpieczyć odpowiedzialność członków zarządu. To decyzja właścicieli, a nie wymóg prawa. Różnice między oboma modelami opisujemy w tekście zarząd powierzony czy własny.

Jak to wygląda u nas

Pewna Wspólnota to marka MGTOR sp. z o.o. Mamy polisę OC zarządcy nieruchomości w TUiR WARTA S.A. na łącznie 410 780 zł. Z tego 210 780 zł to część obowiązkowa, czyli ustawowe minimum (równowartość 50 000 euro), a 200 000 zł to dobrowolna nadwyżka ponad to minimum. Polisa jest ważna do 3 sierpnia 2027 r. Jej kopię dołączamy do umowy, a po odnowieniu przekazujemy zarządowi nową. Jeden opiekun prowadzi u nas najwyżej 8 wspólnot, żeby miał czas na każdy budynek. Co obejmuje nasza praca i jakie raporty dostaje zarząd, opisujemy na stronie zarządzanie i administrowanie wspólnotą.