Zarząd powierzony czy własny zarząd wspólnoty - co wybrać dla małej wspólnoty

W małej wspólnocie - kamienicy z kilkoma albo kilkunastoma lokalami - pytanie o sposób zarządu wraca zwykle wtedy, gdy dotychczasowy zarząd chce oddać obowiązki albo zbliża się większy remont. Ustawa o własności lokali przewiduje dwa rozwiązania: własny zarząd wybrany przez właścicieli (nazywany też zarządem właścicielskim) i zarząd powierzony zarządcy. Oba działają, jeśli pasują do budynku i ludzi. Poniżej opisujemy, czym się różnią, kto za co odpowiada i kiedy potrzebny jest notariusz. Przepisy podajemy według tekstu jednolitego ustawy (Dz.U. 2026 poz. 232), sprawdzonego 28 października 2026 r.

Dwa sposoby zarządu w ustawie

Własny zarząd. Jeśli w budynku są więcej niż trzy lokale, właściciele muszą wybrać uchwałą zarząd jednoosobowy albo kilkuosobowy (art. 20 ust. 1). Członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna. Ustawa nie wymaga, żeby był to właściciel lokalu. Przy trzech lokalach lub mniej stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19). Uwaga na starsze poradniki: do końca 2019 r. ta granica wynosiła siedem lokali. Zmieniła ją ustawa z 13 czerwca 2019 r., od 1 stycznia 2020 r.

Zarząd powierzony. Właściciele mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu, a w szczególności powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej (art. 18 ust. 1). Taki zapis może się znaleźć już w akcie notarialnym pierwszego wyodrębnionego lokalu i wtedy wiąże też kolejnych nabywców (art. 18 ust. 2). Jeśli sposobu zarządu nie ustalono w ten sposób, obowiązują zasady ustawowe, czyli własny zarząd (art. 18 ust. 3).

Obu modeli nie łączy się. Sądy przyjmują, że gdy zarząd powierzono w trybie art. 18 ust. 1, nie wybiera się równolegle zarządu z art. 20 (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku, I ACa 258/14). Jaki sposób zarządu macie dziś, sprawdzicie w akcie notarialnym pierwszego lokalu, w księdze wieczystej i w uchwałach wspólnoty.

Administrator a zarządca

W rozmowach te słowa się mieszają, a w przepisach znaczą co innego. Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca, który prowadzi działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami (art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami). Zarządzanie obejmuje m.in. gospodarkę finansową, bezpieczeństwo użytkowania i bieżące administrowanie budynkiem (art. 184b). Umowa o zarządzanie wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2). Zarządca ma obowiązkowe ubezpieczenie OC, a kopię polisy dołącza do umowy (art. 186 ust. 3 i 3a). Licencji zarządcy nie wymaga się od 1 stycznia 2014 r. (Dz.U. 2013 poz. 829), dlatego przy wyborze firmy patrzcie przede wszystkim na umowę i polisę.

Słowa „administrator” ustawa o własności lokali nie używa. W praktyce to firma, którą własny zarząd wynajmuje do codziennej obsługi: rozliczeń, przeglądów, awarii i kontaktu z wykonawcami. Decyzje i podpisy zostają przy zarządzie wspólnoty. Ta sama firma może więc być zarządcą przy zarządzie powierzonym albo administratorem przy własnym zarządzie - różni się przede wszystkim to, kto decyduje i kto podpisuje. Oba warianty opisujemy na stronie zarządzanie i administrowanie wspólnotą.

Kto za co odpowiada

Przy własnym zarządzie zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 21 ust. 1). Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia za wspólnotę składają co najmniej dwaj członkowie (art. 21 ust. 2). Sprawy zwykłego zarządu zarząd załatwia sam (art. 22 ust. 1), a na czynności przekraczające zwykły zarząd potrzebuje uchwały właścicieli (art. 22 ust. 2). Należą do nich m.in. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy, roczny plan gospodarczy i wysokość opłat (art. 22 ust. 3 pkt 1-3). Zarząd prowadzi ewidencję kosztów i zaliczek, rozlicza się przez rachunek bankowy, składa roczne sprawozdanie i zwołuje zebranie najpóźniej w pierwszym kwartale roku (art. 29 ust. 1 i art. 30 ust. 1). Właściciel, który jest członkiem zarządu, może żądać wynagrodzenia odpowiadającego nakładowi pracy (art. 28). Jeśli zarząd zatrudnia administratora, firma odpowiada za to, co zapisano w umowie, ale decyzje i ich skutki nadal są po stronie zarządu.

Przy zarządzie powierzonym te same obowiązki - ewidencja, rachunek bankowy, sprawozdanie, zebranie roczne, protokół przejęcia dokumentacji technicznej - spoczywają na zarządcy (art. 29 i art. 30). Przepisy o zarządzie stosuje się do niego odpowiednio, o ile umowa nie stanowi inaczej (art. 33). W granicach powierzonego zarządu zarządca reprezentuje wspólnotę, także w sądzie, chyba że zastrzeżono inaczej (uchwała Sądu Najwyższego III CZP 106/16).

W obu modelach za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota bez ograniczeń, a każdy właściciel w części odpowiadającej jego udziałowi (art. 17). Każdy właściciel ma prawo kontrolować działalność zarządu (art. 29 ust. 3), właściciele głosują nad absolutorium (art. 29 ust. 2), a uchwałę można zaskarżyć do sądu w ciągu 6 tygodni (art. 25 ust. 1a).

Porównanie w tabeli

Jak się ustanawia i zmienia każdy z nich

Własny zarząd wybieracie i odwołujecie zwykłą uchwałą, bez notariusza. Uchwała zapada większością głosów liczoną według udziałów (art. 23 ust. 2), na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów albo łącznie (art. 23 ust. 1). Zarząd lub poszczególnych członków można w każdej chwili odwołać albo zawiesić w czynnościach (art. 20 ust. 2). Zmiana administratora przy własnym zarządzie też nie wymaga notariusza. Wystarczy zwykła uchwała, która wyraża zgodę na wypowiedzenie umowy, wybór nowej firmy i jej wynagrodzenie (art. 22 ust. 2 i ust. 3 pkt 1) - tak ocenił to Sąd Apelacyjny w Białymstoku we wspomnianym wyroku. Nasz wzór uchwały o zmianie zarządcy obejmuje oba warianty.

Zarząd powierzony ustanawia się w akcie notarialnym (art. 18 ust. 1). Zmiana tak ustalonego sposobu zarządu, w tym wybór innego zarządcy albo powrót do własnego zarządu, wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Ta uchwała jest podstawą wpisu do księgi wieczystej (art. 18 ust. 2a). Przejście z własnego zarządu na powierzony w praktyce również odbywa się u notariusza, uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza - Sąd Najwyższy mówi o powierzeniu zarządu „w umowie lub w uchwale” (III CZP 106/16). Termin u notariusza ustalcie przed zebraniem.

Koszty formalne. Własny zarząd nie wymaga opłat notarialnych. Kosztem jest ewentualne wynagrodzenie zarządu i administratora, ustalane uchwałą. Przy zarządzie powierzonym dochodzi taksa notarialna, wypisy aktu i opłata za wpis do księgi wieczystej. Maksymalne stawki taksy określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości, zmienione od 5 listopada 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1370). Kwotę warto ustalić z notariuszem przed terminem. O wynagrodzeniu zarządcy piszemy w tekście ile kosztuje zarządca.

Co wybrać w małej wspólnocie

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi. W wielu kamienicach dobrze działa własny zarząd z administratorem, w innych lepiej sprawdza się zarząd powierzony. Przed decyzją odpowiedzcie sobie na kilka pytań:

• Czy są jedna lub dwie osoby, które mają czas podpisywać dokumenty i odpowiadać przed sąsiadami?
• Czy właściciele chcą decydować o każdej umowie, czy wolą zatwierdzać plan i rozliczać wyniki?
• Czy przed Wami duży remont, dotacja albo kredyt, czyli wiele umów i pilnowanie terminów?
• Czy część właścicieli mieszka poza budynkiem albo wynajmuje lokale?
• Czy zależy Wam na zmianie firmy zwykłą uchwałą, bez notariusza?

Własny zarząd z administratorem pasuje, gdy w budynku są zaangażowani sąsiedzi, sprawy są proste, a właściciele chcą mieć bezpośredni wpływ na decyzje. Firmę zmienia się zwykłą uchwałą, a zarząd sam wybiera, co zleca. Minusem jest obciążenie zarządu: podpisy, odpowiedzialność i rozmowy z sąsiadami zostają przy nim.

Zarząd powierzony pasuje, gdy nikt nie chce lub nie może pełnić funkcji w zarządzie, gdy między sąsiadami są spory albo gdy przed wspólnotą stoi duży remont. Zarządca prowadzi sprawy w imieniu wspólnoty, a właściciele zachowują głos w uchwałach i prawo kontroli. Minusem jest notariusz przy każdej zmianie, dlatego warto starannie wybrać firmę i dokładnie spisać zakres w umowie.

Jak pomagamy

Zaczynamy od dokumentów: w akcie notarialnym, księdze wieczystej i uchwałach sprawdzamy, jaki sposób zarządu ma dziś Wasza wspólnota. Potem przygotowujemy uchwałę - zwykłą albo projekt do protokołu notarialnego, który uzgadniamy z notariuszem. Możemy pełnić obie role: zarządcy przy zarządzie powierzonym albo administratora przy Waszym własnym zarządzie. W obu przypadkach zarząd i właściciele widzą rozliczenia, dokumenty i uchwały we Wspólneo. Kolejne kroki opisujemy w tekście zmiana zarządcy krok po kroku.