Zebranie roczne wspólnoty mieszkaniowej - termin, zawiadomienie, pełnomocnictwo, protokół

Zebranie roczne wspólnoty mieszkaniowej to obowiązek, a nie zwyczaj. Ustawa o własności lokali wymaga, żeby zarząd zwoływał je co najmniej raz w roku, najpóźniej w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1 pkt 3). To na nim właściciele przyjmują plan gospodarczy, ustalają opłaty i oceniają pracę zarządu, czyli decydują o pieniądzach wspólnoty na cały rok.

Poniżej opisujemy krok po kroku terminy, zawiadomienie, pełnomocnictwa, liczenie głosów i protokół. Przepisy podajemy według tekstu jednolitego ustawy (Dz.U. 2026 poz. 232).

Kto zwołuje zebranie i do kiedy

Zebranie zwołuje zarząd wspólnoty albo zarządca, któremu zarząd powierzono w umowie notarialnej (art. 30 ust. 1 w zw. z art. 18 ust. 1). Jeżeli nie zrobi tego w terminie, zebranie coroczne może zwołać każdy właściciel (art. 30 ust. 1a). Okresem rozliczeniowym wspólnoty jest rok kalendarzowy (art. 29 ust. 1a), więc na zebraniu w 2027 roku rozliczacie rok 2026 i planujecie 2027. Najbezpieczniej zaplanować samo zebranie do 31 marca.

Poza zebraniem rocznym zarząd może zwołać zebranie zawsze, gdy jest taka potrzeba (art. 31 lit. a). Musi je zwołać, gdy wniosą o to właściciele mający łącznie co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31 lit. b). Ustawa nie podaje terminu na takie zwołanie, dlatego nie zwlekajcie.

Co musi być w porządku obrad

Ustawa wymienia sprawy, którymi zebranie roczne powinno się zająć w szczególności (art. 30 ust. 2):

• uchwalenie rocznego planu gospodarczego i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• ocena pracy zarządu albo zarządcy,
• sprawozdanie zarządu i uchwała w sprawie absolutorium.

Zarząd składa właścicielom roczne sprawozdanie ze swojej działalności (art. 30 ust. 1 pkt 2), a właściciele podejmują uchwałę o absolutorium (art. 29 ust. 2). Plan gospodarczy, wysokość opłat i wynagrodzenie zarządu lub zarządcy to czynności przekraczające zwykły zarząd, więc wymagają uchwały (art. 22 ust. 3 pkt 1-3).

Projekty uchwał, sprawozdanie i plan gospodarczy dołączcie do zawiadomienia albo udostępnijcie je przed zebraniem. Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3), a pytania zadane wcześniej skracają samo zebranie. Jeśli w porządku obrad jest zmiana zarządcy, skorzystajcie z naszego wzoru uchwały i listy głosowania.

Zawiadomienie o zebraniu wspólnoty

Zarząd zawiadamia każdego właściciela na piśmie, co najmniej tydzień przed zebraniem (art. 32 ust. 1). W zawiadomieniu podajcie dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad (art. 32 ust. 2). Jeżeli zebranie ma zmienić wzajemne prawa i obowiązki właścicieli, trzeba też podać treść tej zmiany - samo hasło w porządku obrad nie wystarczy.

• Adresaci z aktualnego spisu. Zarząd prowadzi spis właścicieli i ich udziałów (art. 29 ust. 1b). Sprawdźcie go przed wysyłką. Właścicielem w rozumieniu ustawy jest też współwłaściciel lokalu (art. 1a), więc zawiadomienie powinien dostać każdy z nich.
• Papier, a e-mail jako dodatek. Ustawa wymaga formy pisemnej, a sądy i komentatorzy nie są zgodni, czy wystarczy zwykły e-mail. Najbezpieczniej doręczyć zawiadomienie na papierze i zachować dowód doręczenia.
• Zapas czasu. Tydzień to minimum. Wyślijcie zawiadomienia wcześniej, żeby nikt nie mógł zarzucić, że dostał je za późno.

Wada zawiadomienia nie zawsze przekreśla uchwałę. Sąd Apelacyjny w Warszawie uznał, że uchybienia formalne uzasadniają uchylenie uchwały, gdy mogły wpłynąć na jej treść (wyrok z 20.01.2015, I ACa 707/14). Lepiej jednak nie dawać nikomu argumentu do pozwu.

Pełnomocnictwo na zebranie wspólnoty

Właściciel, który nie może przyjść, może głosować przez pełnomocnika. Ustawa o własności lokali w zasadzie tego nie reguluje, więc stosuje się Kodeks cywilny (art. 1 ust. 2 ustawy).

• Rodzaj. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje tylko czynności zwykłego zarządu. Do spraw przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe, czyli określające ich rodzaj (art. 98 KC). Sąd Najwyższy uznał, że ogólnikowe pełnomocnictwo, bez wskazania zebrania i spraw, nie wystarczyło do głosowania nad zmianą sposobu liczenia głosów (wyrok z 15.10.2002, II CKN 1479/00).
• Forma. Pełnomocnictwo ogólne musi być na piśmie pod rygorem nieważności (art. 99 § 2 KC). Rodzajowe też przyjmujcie tylko na piśmie - to najpewniejszy dowód umocowania. Forma notarialna nie jest potrzebna nawet wtedy, gdy uchwałę protokołuje notariusz (wyrok SN z 15.01.2016, I CSK 1047/14).
• Kto. Pełnomocnikiem może być osoba wybrana przez właściciela: sąsiad, członek rodziny, inny właściciel. Ograniczona zdolność do czynności prawnych pełnomocnika nie wpływa na ważność jego działania (art. 100 KC).
• Współwłaściciele. Gdy głosuje się według zasady „jeden właściciel - jeden głos”, współwłaściciele lokalu muszą ustanowić pełnomocnika na piśmie (art. 23 ust. 2b).
• Odwołanie. Pełnomocnictwo co do zasady można odwołać w każdym czasie (art. 101 § 1 KC).

W pełnomocnictwie wpiszcie dane właściciela i numer lokalu, dane pełnomocnika, datę zebrania, sprawy z porządku obrad, datę i podpis. Oryginał albo kopię dołączcie do listy obecności.

Kworum i liczenie głosów

Ustawa nie wymaga kworum, czyli minimalnej liczby obecnych. Wymaga za to większości: uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według udziałów (art. 23 ust. 2). Liczy się ponad połowa wszystkich udziałów we wspólnocie, a nie ponad połowa obecnych.

Przykład: przyszli właściciele mający razem 40% udziałów i wszyscy głosowali za. Uchwała jeszcze nie zapadła. Wtedy pomaga tryb mieszany: część głosów oddaje się na zebraniu, resztę zarząd zbiera indywidualnie (art. 23 ust. 1). O treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie trzeba powiadomić na piśmie każdego właściciela (art. 23 ust. 3).

Głosy zbierajcie od wszystkich, nie tylko od zwolenników. Sąd Najwyższy wskazał, że niezapewnienie wszystkim właścicielom udziału w głosowaniu indywidualnym może uzasadniać uchylenie uchwały, jeżeli miało lub mogło mieć wpływ na jej treść (uchwała z 27.02.2020, III CZP 59/19).

Zasada „jeden właściciel - jeden głos” obowiązuje tylko wtedy, gdy tak postanowiono w umowie albo w uchwale w określonej sprawie (art. 23 ust. 2). Właściciele mający łącznie co najmniej 1/5 udziałów mogą jej zażądać, ale tylko gdy suma udziałów nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela (art. 23 ust. 2a).

Zebranie online i głosowanie przez internet

Ustawa zna dwa sposoby podejmowania uchwał: na zebraniu i w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, a także ich połączenie (art. 23 ust. 1). O zebraniach zdalnych ani hybrydowych nie mówi nic. Część prawników je dopuszcza (wspolnota.org.pl), ale to obszar niepewny, dlatego zebranie roczne radzimy przeprowadzić w sali.

Inaczej jest z samym głosowaniem. Ustawa nie zastrzega szczególnej formy indywidualnego zbierania głosów - tak przyjął Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 27.03.2013 (V ACa 110/13). Prawnicy zalecają, żeby głosowanie elektroniczne wprowadzić uchwałą i zostawić możliwość głosu na papierze (kancelaria-annastepien.pl).

Dobre połączenie to zebranie w sali i głosowanie online dla tych, którzy nie przyszli. System musi jednoznacznie rozpoznawać właściciela, pokazywać pełną treść uchwały i liczyć głosy według udziałów. Tak działa głosowanie mieszkańca w panelu Wspólneo.

Protokół z zebrania wspólnoty

Ustawa nie określa, jak ma wyglądać protokół zwykłego zebrania. Protokół notarialny jest wymagany tylko przy zmianie sposobu zarządu ustalonego w umowie (art. 18 ust. 2a). Mimo to protokół jest najważniejszym dowodem, gdy ktoś zaskarży uchwałę. Zapiszcie w nim:

• datę, godzinę i miejsce zebrania, przewodniczącego i protokolanta,
• listę obecności z udziałami i listę pełnomocnictw,
• porządek obrad i krótki przebieg dyskusji,
• treść każdej uchwały i wynik głosowania w udziałach (za, przeciw, wstrzymujące się),
• informację, czy głosy będą jeszcze zbierane indywidualnie,
• podpisy przewodniczącego i protokolanta.

Właściciel może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeśli jest niezgodna z prawem lub umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania albo jego interesy (art. 25 ust. 1). Ma na to 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od powiadomienia o uchwale podjętej w trybie indywidualnym (art. 25 ust. 1a). Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2).

Co może się zmienić w przepisach

Rząd pracuje nad nowelizacją ustawy o własności lokali (projekt UD312). W wersji z 17.04.2026 przewiduje między innymi zebranie do końca kwietnia, zawiadomienie co najmniej 2 tygodnie wcześniej, zawiadomienia e-mailem za pisemną zgodą właściciela i nowe zasady liczenia głosów w trybie mieszanym. To na razie projekt - do czasu wejścia zmian w życie obowiązują zasady opisane wyżej. Śledzimy prace i zaktualizujemy ten artykuł.

Lista kontrolna dla zarządu

Przed zebraniem

• sprawozdanie za poprzedni rok i projekt planu gospodarczego z opłatami
• projekty uchwał, w tym o absolutorium
• aktualny spis właścicieli i udziałów
• zawiadomienia na piśmie do każdego właściciela, najpóźniej tydzień przed zebraniem
• sala, lista obecności i wzór pełnomocnictwa

Na zebraniu

• sprawdzenie obecności i pełnomocnictw, wpisanie udziałów
• wybór przewodniczącego i protokolanta
• głosowanie każdej uchwały osobno, liczenie według udziałów
• wyniki głosowania zapisane w protokole

Po zebraniu

• brakujące głosy zebrane od wszystkich, którzy jeszcze nie głosowali
• powiadomienie na piśmie o treści uchwał podjętych z głosami zebranymi indywidualnie
• protokół, uchwały i pełnomocnictwa w dokumentacji wspólnoty
• nowe opłaty i plan gospodarczy wprowadzone do rozliczeń

Jak to wygląda u nas

We wspólnotach, którymi zarządzamy, zebranie przygotowujemy my: zawiadomienia, projekty uchwał, listę obecności i pełnomocnictw, a po zebraniu protokół. Więcej o tej części pracy piszemy w opisie usługi zebrania i uchwały.

Sprawy, które nie mogą czekać do kolejnego zebrania, załatwiamy uchwałami online we Wspólneo. Właściciele głosują udziałami w swoim panelu, a system liczy głosy i tworzy listę głosowania. Jeśli chcecie, żeby kolejne zebranie przygotował za Was zarządca, zacznijcie od bezpłatnej wyceny.