Fot. Jakub Hałun, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons
Zmiana zarządcy wspólnoty
Zmiana zarządcy wspólnoty w Toruniu - krok po kroku
Przygotujemy dokumenty i przejmiemy wspólnotę od poprzednika. Zarząd tylko podejmuje decyzję.
Od czego zacząć
Kto dziś zarządza Waszą wspólnotą?
Od odpowiedzi zależy, jaka uchwała jest potrzebna. Sposób zarządu zapisano w akcie notarialnym pierwszego wyodrębnionego lokalu, w księdze wieczystej albo w uchwałach wspólnoty. Jeśli nie wiecie, sprawdzimy to bezpłatnie.
Jak to sprawdzić samodzielnie: kto jest zarządcą budynku - księga wieczysta i dokumenty.
Zarząd powierzony zarządcy
Zarządca został wskazany w umowie notarialnej albo w uchwale protokołowanej przez notariusza (art. 18 ustawy o własności lokali). Zmiana wymaga nowej uchwały, którą również protokołuje notariusz.
Wspólnota ma własny zarząd
Zarząd wybrany spośród właścicieli zlecił obsługę firmie na podstawie umowy. Zwykle wystarczy uchwała właścicieli i wypowiedzenie umowy zgodnie z jej warunkami.
Jak to wygląda
Cztery kroki przejęcia wspólnoty
Rozmowa i sprawdzenie dokumentów
Ustalamy, jak dziś wygląda sposób zarządu, i sprawdzamy umowę z obecnym zarządcą - okres wypowiedzenia i warunki.
Uchwała i wypowiedzenie
Przygotowujemy projekt uchwały, wykaz właścicieli z przeliczeniem głosów i wypowiedzenie umowy. Zarząd tylko je przedstawia.
Przekazanie dokumentów
Odbieramy od poprzednika dokumentację wspólnoty i budynku - z protokołem przekazania.
Pierwszy miesiąc i panel
Zamykamy pierwszy miesiąc co do grosza, a zarząd i właściciele dostają konta we Wspólneo.
Uchwała
Ile głosów potrzeba do zmiany zarządcy
Uchwała zapada większością głosów liczoną według udziałów w nieruchomości wspólnej - za musi być ponad połowa wszystkich udziałów, nie tylko obecnych na zebraniu (art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali). Głosy można zebrać na zebraniu, indywidualnie albo łącząc oba sposoby (art. 23 ust. 1). Gdy część głosów zebrano indywidualnie, każdego właściciela trzeba powiadomić o treści uchwały na piśmie (art. 23 ust. 3).
W tej samej uchwale ustala się wynagrodzenie nowego zarządcy (art. 22 ust. 3 pkt 1). Właściciel, który się nie zgadza, może zaskarżyć uchwałę do sądu w ciągu 6 tygodni (art. 25 ust. 1a), ale zaskarżona uchwała i tak podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2).
- własny zarząd: zwykła uchwała właścicieli, bez notariusza
- zarząd powierzony: uchwała zaprotokołowana przez notariusza (art. 18 ust. 2a)
- lista głosowania z udziałami każdego lokalu
- termin zmiany zgodny z okresem wypowiedzenia obecnej umowy
Więcej: zarząd powierzony czy własny i jak przeprowadzić zebranie i głosowanie.
Wypowiedzenie
Wypowiedzenie umowy obecnemu zarządcy
Wypowiedzenie składa się po uchwale, zgodnie z okresem i formą zapisanymi w umowie. Od daty doręczenia liczy się termin przejęcia.
Kto podpisuje
Przy własnym zarządzie - zarząd, przy kilkuosobowym co najmniej dwaj członkowie (art. 21 ust. 2). Przy zarządzie powierzonym - osoby upoważnione w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza.
W jakiej formie
Na piśmie, z podpisami. Wypowiedzenie działa, gdy dotrze do firmy tak, że mogła się z nim zapoznać (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego) - najlepiej list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Kiedy przejęcie
Po upływie okresu wypowiedzenia z umowy. Wcześniej tylko z ważnych powodów (art. 746 Kodeksu cywilnego) - wtedy warto skonsultować się z prawnikiem.
Dokumenty
Co powinien przekazać poprzedni zarządca
Po zakończeniu umowy poprzednik musi wydać wspólnocie wszystko, co uzyskał przy jej wykonywaniu (art. 740 w związku z art. 750 Kodeksu cywilnego). Nowy zarząd albo zarządca sporządza protokół przejęcia nieruchomości i dokumentacji technicznej (art. 29 ust. 1b ustawy o własności lokali).
- uchwały i protokoły zebrań właścicieli
- umowy z dostawcami mediów, wykonawcami i firmami serwisowymi
- książka obiektu budowlanego i protokoły przeglądów okresowych
- dokumentacja techniczna budynku
- wykaz właścicieli i udziałów w nieruchomości wspólnej
- rozliczenia zaliczek, mediów i funduszu remontowego
- wyciągi bankowe i sprawozdania finansowe
- polisy ubezpieczeniowe budynku
- dokumenty spraw sądowych i windykacyjnych
Audyt rozliczeń poprzednika - osobna usługa
Jeśli zarząd chce sprawdzić, jak poprzedni zarządca wydawał pieniądze wspólnoty, przygotujemy audyt na zlecenie: zestawienie przelewów z wyciągami i sprawozdaniami oraz listę pytań do poprzednika. Zakres i cenę ustalamy przed rozpoczęciem.
Wzór uchwały o zmianie zarządcy
Dwa wzory z listą głosowania: gdy wspólnota ma własny zarząd i gdy zarząd jest powierzony zarządcy - wtedy uchwałę protokołuje notariusz. Z instrukcją, który wybrać.
Wzór wypowiedzenia umowy z zarządcą
Dla własnego zarządu i zarządu powierzonego, z wezwaniem do przekazania dokumentów i listą dokumentów jako protokołem przekazania.
Pytania
Pytania o zmianę zarządcy
Czy zmiana zarządcy wymaga notariusza?
Zależy od tego, jak został ustalony sposób zarządu. Jeśli zarząd powierzono zarządcy w umowie notarialnej albo w uchwale protokołowanej przez notariusza, zmiana też wymaga uchwały protokołowanej przez notariusza. Sprawdzimy to w Waszych dokumentach przed pierwszym krokiem.
Kiedy można wypowiedzieć umowę obecnemu zarządcy?
Zgodnie z okresem wypowiedzenia zapisanym w umowie. Sprawdzamy go na początku, żeby zaplanować datę przejęcia.
Co z pieniędzmi na rachunku wspólnoty?
Rachunek należy do wspólnoty. Przy zmianie zarządcy zmieniają się osoby upoważnione do dysponowania nim - pieniądze zostają na koncie wspólnoty.
Ile trwa całe przejęcie?
Najdłużej trwa okres wypowiedzenia obecnej umowy. Samo przejęcie dokumentów i kont planujemy na 10 dni.
Kto podpisuje wypowiedzenie umowy z zarządcą?
Przy własnym zarządzie wspólnoty - zarząd, a gdy jest kilkuosobowy, co najmniej dwaj członkowie (art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali). Przy zarządzie powierzonym - osoby wskazane w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, bo zarządca nie wypowie umowy sam sobie.
Czy poprzedni zarządca może zatrzymać dokumenty?
Nie. Po zakończeniu umowy musi wydać wspólnocie wszystko, co uzyskał przy jej wykonywaniu, w tym dokumentację i środki wspólnoty (art. 740 w związku z art. 750 Kodeksu cywilnego). Przekazanie potwierdza się protokołem.
Zmieniacie zarządcę? Zacznijmy od rozmowy.
Pierwsza rozmowa i sprawdzenie dokumentów są bezpłatne.