Jak sprawdzić, kto jest zarządcą budynku - księga wieczysta, dokumenty wspólnoty i Toruń

Kto zarządza moim blokiem? Pyta o to nowy właściciel mieszkania, najemca, a czasem nawet członek zarządu, który przejął obowiązki bez dokumentów. Odpowiedź da się ustalić samodzielnie, częściowo bez opłat. Opisujemy, gdzie szukać, i jak to wygląda w budynkach z mieszkaniami gminy i spółdzielni w Toruniu. Przepisy podajemy według tekstu jednolitego ustawy o własności lokali (Dz.U. 2026 poz. 232), sprawdzonego 28 października 2026 r.

Zarządca, zarząd czy administrator - kogo szukacie

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli lokali (art. 6). Kto prowadzi jej sprawy, zależy od sposobu zarządu:

• zarząd powierzony - właściciele w umowie notarialnej powierzyli zarząd osobie fizycznej albo firmie (art. 18 ust. 1). Taką osobę lub firmę nazywa się zarządcą;
• własny zarząd - gdy lokali jest więcej niż trzy, a zarządu nie powierzono, właściciele wybierają uchwałą zarząd z jednej lub kilku osób fizycznych (art. 18 ust. 3 i art. 20 ust. 1). Codzienną obsługę zarząd może zlecić firmie (administratorowi), ale decyzje zostają przy nim;
• mała wspólnota - przy trzech lokalach lub mniej stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o współwłasności (art. 19), więc obowiązkowego zarządu nie ma.

Więcej o zarządcy i administratorze piszemy na stronie zarządca albo administrator wspólnoty i w tekście zarząd powierzony czy własny. Od sposobu zarządu zależy, gdzie szukać: zarząd powierzony powinien być widoczny w księdze wieczystej, własny zarząd - w uchwałach.

Księga wieczysta

Dla nieruchomości, w której wyodrębniono lokale, prowadzi się osobną księgę wieczystą, niezależnie od ksiąg poszczególnych mieszkań (art. 24 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece). W tej księdze ujawnia się sposób zarządu określony w umowie (art. 24 ust. 2). Wpis o sposobie zarządu i oznaczenie zarządcy sąd zamieszcza w dziale III „Prawa, roszczenia i ograniczenia” (§ 91 rozporządzenia w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym). To księga gruntu i budynku, a nie Waszego mieszkania. Jak do niej dotrzeć:

• Znajdźcie numer księgi swojego lokalu w akcie notarialnym zakupu. Ma trzy części oddzielone ukośnikiem: kod wydziału sądu, numer i cyfrę kontrolną. Sąd Rejonowy w Toruniu ma kod TO1T.
• Otwórzcie księgę lokalu w przeglądarce na stronie ekw.ms.gov.pl. Przeglądanie jest bezpłatne dla każdego, kto zna numer, i nie wymaga logowania.
• W dziale I-O, w polu „przyłączenie”, jest numer księgi, z której wyodrębniono lokal. Numer księgi z Waszym udziałem w nieruchomości wspólnej podaje też dział I-Sp.
• Otwórzcie tę księgę i przejrzyjcie dział III. Jeśli jest tam wpis o sposobie zarządu, zobaczycie, komu powierzono zarząd.

Podstawy: § 20 i § 26 tego rozporządzenia, kody wydziałów (Dz.U. 2026 poz. 740), art. 36⁴ ust. 6 ustawy i § 17 rozporządzenia o Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. W przeglądarce możecie wybrać treść zupełną - pokazuje też wpisy wykreślone, na przykład dawne wpisy o zarządzie, jeśli były.

Wydruk z przeglądarki nie ma mocy dokumentu sądowego (art. 36⁴ ust. 7). Dokument urzędowy to odpis z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Od 31 marca 2026 r. obowiązują stawki z rozporządzenia w sprawie opłat (Dz.U. 2026 poz. 410):

Odpis zupełny kosztuje 75 zł przez internet i 90 zł w postaci papierowej (§ 2). Samą umowę albo uchwałę, na podstawie której dokonano wpisu, znajdziecie w aktach księgi w sądzie. Przeglądać je może, w obecności pracownika sądu, osoba mająca interes prawny oraz notariusz (art. 36¹ ust. 2).

Gdy w dziale III nie ma wpisu o zarządzie, domniemywa się sposób zarządu wynikający z ustawy (art. 24 ust. 2). Członków zarządu wybranego uchwałą w księdze nie ma - szukajcie ich w dokumentach wspólnoty.

Dokumenty wspólnoty

Zarząd albo zarządca rozlicza się przez rachunek bankowy, składa właścicielom roczne sprawozdanie i zwołuje zebranie co najmniej raz w roku (art. 30 ust. 1). O zebraniu zawiadamia każdego właściciela na piśmie (art. 32 ust. 1). Najprostsze źródła to więc pisma, które już macie:

• zawiadomienie o zebraniu - sprawdźcie, kto je podpisał;
• protokół zebrania i uchwała o wyborze zarządu albo o powierzeniu zarządu;
• uchwała o rocznym planie gospodarczym i wysokości opłat (art. 22 ust. 3 pkt 2 i 3) oraz pismo o zaliczkach z numerem rachunku wspólnoty;
• powiadomienie o treści uchwały podjętej w drodze indywidualnego zbierania głosów, które każdy właściciel powinien dostać na piśmie (art. 23 ust. 3);
• roczne sprawozdanie zarządu lub zarządcy.

Brakuje pism? Zwróćcie się do tego, kto podpisał ostatnie z nich. Każdy właściciel lokalu ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3). Sądy wywodzą z niego prawo do wglądu w dokumenty wspólnoty, choć nie do żądania kopii wszystkich dokumentów (wyrok Sądu Okręgowego w Kaliszu, II Ca 161/17). Zarząd albo zarządca prowadzi też spis właścicieli lokali i ich udziałów (art. 29 ust. 1b) i może żądać okazania dokumentu potwierdzającego własność (art. 29 ust. 1e) - nowy nabywca powinien mieć pod ręką akt notarialny.

Jeśli przy zakupie dostaliście od sprzedającego zaświadczenie o braku zaległości w opłatach na rzecz wspólnoty, sprawdźcie, kto je wystawił. Sposób zarządu określony w umowie przy wyodrębnianiu lokali wiąże też kolejnych nabywców (art. 18 ust. 2).

Inne sposoby

• Tablica ogłoszeń. Bywają na niej dane kontaktowe zarządu lub zarządcy. Potwierdźcie je w dokumentach - kartka mogła wisieć od lat.
• Wyszukiwarka REGON. Wspólnoty mieszkaniowe mają w rejestrze REGON własną szczególną formę prawną (słownik pojęć GUS). W wyszukiwarce REGON można szukać po adresie i sprawdzić nazwę, NIP oraz adres siedziby wspólnoty. Osób z zarządu rejestr nie pokazuje.
• KRS i „biała lista”. Wspólnoty nie znajdziecie w KRS - ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nie przewiduje jej wpisu (art. 1 ust. 2, art. 36 i art. 49). W wykazie podatników VAT są tylko podmioty zarejestrowane do VAT albo te, którym odmówiono rejestracji lub które wykreślono (art. 96b ust. 1 ustawy o VAT). Wspólnoty, która nie zgłaszała się do VAT, tam nie będzie.
• Wynajmujący. Członkiem wspólnoty jest właściciel mieszkania, a nie najemca (art. 6). Jeśli wynajmujecie, o zarząd zapytajcie właściciela lokalu.
• Gdy nikt nie zarządza. Jeśli zarządu nie powołano albo nie wypełnia on obowiązków, każdy właściciel może żądać, żeby sąd ustanowił zarządcę przymusowego (art. 26 ust. 1).

Mieszkania gminy i spółdzielni w Toruniu

Mieszkania gminy. Mieszkaniami Gminy Miasta Toruń gospodaruje Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Toruniu (ZGM). Zawiera umowy najmu, wykonuje obowiązki wynajmującego i administruje budynkami gminy (§ 4 pkt 2, 3 i 10 regulaminu organizacyjnego ZGM z 2024 r.). Jeśli wynajmujecie mieszkanie od gminy, pierwszym adresem jest więc ZGM.

W budynkach, gdzie obok mieszkań wykupionych są lokale gminy, gmina jest członkiem wspólnoty. Według regulaminu Biuro Obsługi Wspólnot Mieszkaniowych ZGM reprezentuje gminę na zebraniach na podstawie pełnomocnictwa, prowadzi ewidencję wspólnot z udziałem gminy wraz z danymi podmiotu zarządzającego i udziela informacji właścicielom lokali (§ 16 pkt 4, 8 i 13). Kontakt do biura podaje strona ZGM o wspólnotach.

Mieszkania spółdzielcze. Tu obowiązuje ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych. Nieruchomościami wspólnymi, których współwłaścicielem jest spółdzielnia, zarządza ona jak zarządca przy zarządzie powierzonym (art. 27 ust. 2). Właściciele wyodrębnionych lokali mogą jednak uchwalić, że stosuje się ustawę o własności lokali (art. 24¹), a po wyodrębnieniu ostatniego lokalu w budynku stosuje się ją z mocy prawa, chyba że w ciągu 3 miesięcy właściciele uchwalą inaczej (art. 26 ust. 1 i 2). Spółdzielnie są wpisywane do KRS (art. 36 pkt 8 ustawy o KRS), więc ich zarząd sprawdzicie w wyszukiwarce KRS.

Co dalej, gdy chcecie zmienić zarządcę

Od sposobu zarządu zależy, czy zmiana wymaga notariusza. Zarząd powierzony w umowie notarialnej zmienia się uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza, która jest podstawą wpisu do księgi wieczystej (art. 18 ust. 2a). Własny zarząd albo jego członków można w każdej chwili odwołać zwykłą uchwałą (art. 20 ust. 2). Całą procedurę opisujemy w tekście zmiana zarządcy krok po kroku.

Jak pomagamy

Gdy dokumentów brakuje, pomagamy ustalić, jaki sposób zarządu ma Wasza wspólnota. Przeglądamy z Wami księgę wieczystą budynku, akt notarialny i uchwały, a jeśli chcecie coś zmienić, podpowiadamy, jaka uchwała będzie potrzebna. Działamy w Toruniu oraz w gminach Lubicz i Zławieś Wielka, biuro mamy przy ul. Słowackiego 63/2. Napiszcie przez kontakt.